Zeitmanagement / Arbeitsalltag / Ihre Entscheidungen / Selbstmanagement - Folge 3

Und damit das Gelesene aus den Folgen 1 und 2 auch zur Praxis wird, hier einige Tipps, die Ihnen helfen, diese Methoden in Ihren Arbeitsalltag zu integrieren:

1.      Notieren Sie alles.

Notieren Sie jede Idee und jede Aufgabe, die Sie nicht sofort angehen können. So können Sie den Gedanken beiseitelegen und sich auf Ihre aktuelle Aufgabe konzentrieren. Damit diese Strategie funktioniert, müssen Sie diese jedoch mit der zweiten kombinieren.

2.      Wählen Sie Ihre Tools.

Um Ihre Notizen, Aufgaben und Termine einfach und effizient zu verwalten, brauchen Sie die passenden Tools. Entscheidend ist, dass Sie nicht ständig neue Programme und Gadgets ausprobieren, sondern sich auf erprobte und funktionierende Tools beschränken. Auch das beste System kann ohne eine stabile Basis nicht funktionieren. Hier müssen Sie Ihren vielleicht vorhandenen Spieltrieb im Zaum halten.

3.      Trennen Sie Aufgaben und Termine.

Es gibt Menschen, die ihren Kalender für wirklich alles verwenden. Da finden sich direkt neben Terminen auch die Aufgaben des Tages und Notizen zu Besprechungen. Bei elektronischen Lösungen ist mangelnder Platz zwar kein Problem, doch wenn Sie alles an einem Ort sammeln, wird es schnell unübersichtlich. Trennen Sie daher Termine und Aufgaben voneinander und verwalten Sie diese auch getrennt.

4.      Kombinieren Sie elektronisch und analog.

Mit aktuellen Smartphones und Tablets können Sie Ihre Organisation zwar vollständig auf Elektronik umstellen, sinnvoll ist das jedoch nicht unbedingt. Bei Terminen und als Archiv für Aufgaben und Notizen bieten Softwarelösungen klare Vorteile. Inhalte lassen sich über verschiedene Geräte hinweg synchronisieren und sichern, doch die Flexibilität von Papier erreicht keine dieser Lösungen. Außerdem fördert das Schreiben von Hand Ihre Kreativität und erleichtert Ihnen die Ideenfindung.

5.      Arbeiten Sie in Zeitblöcken.

Interessanterweise ist diese Strategie den meisten Menschen in der einen oder anderen Form bekannt. Doch leider hapert es in vielen Fällen an der Umsetzung. Dabei kann die Arbeit in Zeitblöcken – richtig genutzt – hocheffizient sein. Ob Sie dabei auf die Pomodoro-Technik (nachlesen) zurückgreifen oder sich generell feste Zeiträume für bestimmte Aufgaben einplanen, ist dabei zweitrangig. Wichtig ist, dass Sie sich diese Zeit freihalten und Störungen ausschließen.

6.      Nutzen Sie die Not-To-Do-Liste.

Das Konzept der To-Do-Liste nutzen Sie wahrscheinlich täglich, doch führen Sie auch eine Not-To-Do-Liste? Auf dieser Liste landen all die Dinge, mit denen Sie sich eben nicht befassen sollten. Warum? Weil diese Aufgaben und Tätigkeiten Zeitverschwendung wären und oft völlig unwichtig sind. In vielen Fällen wissen Sie intuitiv, welche Aufgaben in diese Kategorie gehören. Verschriftlichen Sie diese Dinge jedoch, können Sie die Liste als Erinnerung nutzen und machen sich unproduktive Gewohnheiten bewusst.

7.      Prüfen Sie, bevor Sie aktiv werden.

Gehören Sie auch zu den Menschen, die neue Aufgaben möglichst schnell bearbeiten? Dann sollten Sie das ändern. Denn bevor Sie eine Aufgabe angehen, sollten Sie grundsätzlich zuerst prüfen, ob sich diese Aufgabe delegieren lässt. In manchen Fällen sind Sie vielleicht gar nicht der beste Mitarbeiter für die jeweilige Aufgabe und Ihr Kollege kann diese viel schneller erledigen. Dann sollte er das idealerweise auch tun.

8.      Arbeiten Sie intuitiv.

Aufgabenlisten und Planungstools sind wichtig, kein Frage. Doch wenn es um die Priorisierung der Aufgaben geht, sollten Sie diese weitgehend intuitiv vornehmen. Denn Ihre Intuition ist eben keine rein emotionale Sache, sondern basiert auf Ihrer Erfahrung und Ihrer fachlichen Kompetenz. Natürlich sollten Sie Aufgaben aktiv planen und vorbereiten, doch die Prioritäten sollten Sie – falls sich diese nicht auf Grund äußerer Faktoren ergeben – intuitiv festlegen.

9.      Täuschen Sie sich nicht selbst.

Vor allem bei unangenehmen Aufgaben neigen viele dazu, diese aufzuschieben und dadurch zu vermeiden. Aufschieben ist jedoch negativ besetzt, daher tendieren manchen Menschen dazu, dieses Aufschieben als Planung zu titulieren, um so das eigene Gewissen zu beruhigen. Vermeiden Sie diesen Fehler bitte. Damit sabotieren Sie sich nur selbst und bauen einen immer größeren Berg an aufgeschobenen Aufgaben auf. Stellen Sie sich lieber die Frage, warum die Aufgabe für Sie unangenehm ist und was Sie daran ändern können.

10.  Planen Sie auch Pausen.

Die Bedeutung von Pausen und Ruhezeiten muss nicht extra betont werden. Daher ist es erstaunlich, wie viele Menschen zwar ihre Aufgaben und Termine planen, dabei Pausen und Ruhezeiten jedoch komplett vergessen. Zu Ihrem eigenen Wohl sollten Sie Pausen einplanen und gegen neue Termine verteidigen. Tun Sie das nicht, sind Sie irgendwann hervorragend organisiert und dennoch völlig erschöpft. Kein erstrebenswerter Zustand.
 

Und wie Sie für all diese Punkte unter dem Stichwort "Selbstmanagement" für anhaltende Eigenmotivation sorgen, erfahren Sie in der vierten und letzten Folge.

BGF-/BGM-Massnahme 'Vitalmonitor'

BGF-/BGM-/Personal-Verantwortliche sind immer auf der Suche nach Maßnahmen die den teilnehmenden MitarbeiterInnen einen Neuigkeitswert bieten. Dieser Neuigkeitswert ist immens wichtig, da sich ansonst die Teilnehmerzahlen an den angebotenen Maßnahmen zu reduzieren beginnen, wenn es immer die gleichen oder zumindest sehr ähnliche Angebote gibt.

Der Vitalmonitor ist eine grandiose Maßnahme im Rahmen der Betrieblichen Gesundheitsförderung/des Betrieblichen Gesundheitsmanagements.
Für erste Informationen klicken Sie bitte hier.

Einer der größten Vorteile bei dieser Maßnahme liegt darin, dass nach einer betriebsinternen Laufzeit von drei (oder auch sechs) Monaten diese Maßnahme auf freiwilliger Basis jede/r TeilnehmerIn selbst fortführen kann.

Diese Maßnahme kann in verschiedenen Einsatz- und Umsetzungsmöglichkeiten durchgeführt werden und wird von mir individuell auf Ihren Bedarf konzipiert.
Sie kann sowohl als Burnout-Prävention, als Anti-Stressmanagement, im sportlichen Bereich als Trainingsunterstützung, etc., etc. eingesetzt werden.

Je nach Anzahl der TeilnehmerInnen gibt es von mir noch, teilweise kostenfreie, Zusatzleistungen, wie z.B. einen Vortrag den Sie sich aus meinem Programm auswählen können und der von allen MitarbeiterInnen und deren Angehörige besucht werden kann.


Sie wollen mehr über diese Maßnahme, das Konzept, die Einsatz- und Umsetzungsmöglichkeiten erfahren? Kontaktieren Sie mich unter lh@vital-consulting.at oder unter 0660/319 57 67.


Tipp: Lesen Sie den nachfolgenden Beitrag in diesem Newsletter. Dieser bringt eine Zusammenfassung eines vor kurzem zu Ende gegangenen dreimonatigen Projektes.

Erfahrungsbericht BGM-Maßnahme 'Vitalmonitor'

In einem Unternehmen der öffentlichen Verwaltung durfte ich ein Projekt mit dem Vitalmonitor begleiten. Eine Gruppe startete Ende August, die zweite Gruppe hatte ihren Startschuss Mitte September.

Zu Beginn eine kurze Erklärung rund um den Vitalmonitor.
Der „Vitalmonitor“ ist ein mobiler Vital-Sensor, vergleichbar mit einem Pulsmesser. Er ermittelt die körperliche Regeneration, den Stresslevel und das Biologische Alter. Zum Unterschied zu den Pulsmess-Geräten zeichnet der Vitalmonitor ein EKG auf und berechnet daraus die Herz-Raten-Variabilität (HRV), die als Gesamtmaß für Gesundheit, Widerstandskraft als auch für Stressbelastung gilt.

Ziel war, das biologische Alter der MitarbeiterInnen zu senken, gleichzeitig ein höheres Bewusstsein für Regeneration (inkl. Schlaf) zu erlangen und mit den von mir gelieferten zwölfwöchigen vollkommen individualisierten Bewegungs- und Regenerationsplänen auch gezielte Maßnahmen/Interventionen zu setzen, um zu sehen wie sich diese Maßnahmen auf die Messergebnisse und somit auf den eigenen Körper und Organismus auswirken.

Von den TeilnehmerInnen (in der Mehrzahl Männer - man lese und staune) wurde täglich mindestens einmal in den allermeisten Fällen zweimal täglich gemessen. Die Messungen wurden bis zum Ende des Projektzeitraumes fast nicht weniger. Insgesamt gab es an etwas mehr als 90% der Tage zumindest eine Messung einer jeden Person!
Im Vergleich zu anderen Projekten ist dies ein sensationeller Wert, da oftmals die anfängliche Begeisterung rasch nachlässt und TeilnehmerInnen überhaupt aufhören.

Nicht nur die Messquote war ausgezeichnet, auch die erreichten Ergebnisse. Wobei es bei der ein oder anderen Person noch gar keine gravierende Verbesserung der Vitalwerte gab. Oder es gab ein Auf und Ab der Werte - damit konnte jedoch ein Bewusstsein für den eigenen Körper geschaffen werden und durch die täglichen Ergebnisse wurde ein Nachdenkprozess eingeleitet, eine Veränderung im persönlichen Alltag umzusetzen.

Mehrere Faktoren sind für diesen tollen Erfolg verantwortlich:
1.) Die ausgezeichnete Vorbereitung innerhalb des Unternehmens.
2.) Eine sehr ausführliche Informationsveranstaltung mit Beantwortung aller Fragen.
3.) Der oberste Leiter hat das Projekt von Anfang an unterstützt und auch selbst daran teilgenommen.
4.) Die zeitnahe Beantwortung von Fragen und ein insgesamt sehr persönliches Coaching.


Sie wollen mehr über diese Maßnahme, das Konzept, die Einsatz- und Umsetzungsmöglichkeiten erfahren? Kontaktieren Sie mich unter lh@vital-consulting.at oder unter 0660/319 57 67.